Hoạt động chuyên đề

Hướng dẫn hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị
Ngày đăng 18/10/2017 | 09:31  | View count: 4526

Ngày 17/10, Sở Nội vụ Hà Nội ban hành Công văn số 2623/SNV-CCVTLT về việc hướng dẫn hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị.

Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 và Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một sổ điều của Luật Lưu trữ; Thông tư sổ 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ Quy định quản tý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND xã, phường, thị trấn. Đe đảm bảo thực hiện thống nhất và đúng quy định của pháp luật, Sở Nội vụ hướng dẫn quy trình, thủ tục hủy tài liệu hết giá trị như sau:

Bước 1. Lập Danh mục tài liệu hết giá trị và viết bản thuyết minh tài liệu hết giá trị

a. Lập Danh mục tài liệu hết giá trị

Danh mục tài liệu hết giá trị (theo mẫu Phụ lục I) được lập trong hai trường hợp sau:

- Trong quá trình chỉnh lý: tài liệu hết giá trị loại ra được lập thành các tập, tóm tắt tiêu đề, sắp xếp theo phương án phân loại hoặc Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức và thống kê thành Danh mục tài liệu hết giá trị;

- Những hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản (bao gồm tài liệu bảo quản trong kho Lưu trữ cơ quan; tài liệu do cán bộ, công chức, viên chức, người được giao nhiệm vụ quản lý): được thống kê, hệ thống hóa theo thứ tự nhóm hồ sơ, tài liệu theo Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức thành Danh mục tài liệu hết giá trị.

b. Viết Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị (theo mẫu Phụ lục II).

Bước 2. Thành lập Hội đồng Xác định giá trị tài liệu

Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài  liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và loại tài liệu hết giá trị.

Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm:

a. Đối với các cơ quan, tổ chức:

- Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức: Chủ tịch Hội đồng;

- Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức cơ quan, đơn vị: Phó Chủ tịch Hội đồng;

- Đại diện lãnh đạo phòng, ban, đơn vị có tài liệu đưa ra để xét hủy: ủy viên;

- Công chức (viên chức) làm công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức (gọi chung là Lưu trữ cơ quan), ủy viên kiêm thư ký.

b. Đối với các các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận, huyện, thị xã

- Cấp phó cùa người đứng đầu cơ quan: Chủ tịch Hội đồng;

- Công chức có tài liệu đưa ra để xét hủy: ủy viên;

- Công chức làm công tác văn thư; lưu trữ của Phòng: ủy viên kiêm thư ký.

c. Đối với UBND xã, phường, thị trấn

- Phó Chủ tịch UBND cấp xã phụ trách công tác Văn phòng - Thong kê: Chủ tịch Hội đồng;

- Công chức có tài liệu hoặc công chức bộ phận có tài liệu: ủy viên;

- Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã: ủy viên kiêm Thư ký.

Bước 3. Xét hồ sơ, tài liệu đề nghị hủy

Hội đồng xác định giá trị tài liệu thực hiện việc xét hủy tài liệu hết giá trị theo phương thức:

- Hội đồng xác định giá trị tài liệu tổ chức họp, từng thành viên Hội đồng chịu trách nhiệm xem xét, đối chiếu Danh mục tài liệu hết giá trị với Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại, kiểm tra thực tế tài liệu;

- Hội đồng thảo luận tập thể, kết luận theo đa số về tài liệu dự kiến hủy (phải được các thành viên Hội đồng thông qua); các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp, có đủ chữ ký của các thành viên trong Hội đồng trước khi trình Người đứng đầu cơ quan, tô chức. Biên bản được lập thành 02 bản, một bản lưu tại hồ sơ hủy tài liệu của cơ quan và một bản đưa vào hồ sơ trình cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ thâm định tài liệu hết giá trị.

Bước 4. Hoàn thiên hồ sơ và trình cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ:

- Đối với cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử: trình cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy.

Đối với cơ quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử: trình cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp thẩm định tài liệu hêt giá trị cần hủy.

Hồ sơ đề nghị thẩm định gồm:

- Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị (theo mẫu tại Phụ lục IV).

- Danh mục tài liệu hết giá trị (đã được chỉnh sửa sau khi họp Hội đồng Xác định giá trị tài liệu);

- Tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

- Quyết định thành lập Hội đồng Xác định giá trị tài liệu;

- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu;

Bước 5. Thẩm định tài liệu hết giá trị trưóc khi hủy

5.1 Thẩm quyền thẩm định tài liệu hết giá trị

a. Đối với các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố: Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu trách nhiệm giúp Sở Nội vụ thành phố Hà Nội thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy theo đề nghị của Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức.

b. Đối với các cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử:

- Lưu trữ của cơ quan, tố chức cấp trên chịu trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tố chức thấm tra tài liệu hết giá trị cần hủy của các cơ quan to chức trực thuộc không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử;

- Phòng Nội vụ chịu trách nhiệm giúp UBND quận, huyện, thị xã thấm định tài liệu hết giá trị theo đề nghị của UBND cấp xã, các đơn vị sự nghiệp thuộc UBND cấp huyện.

5.2 Trình tự, thủ tục thẩm định tài liệu hết giá trị

a. Các cơ quan, tổ chức có hồ sơ, tài liệu hủy phải lập Danh mục tài liệu hết giá trị và gửi đầy đủ hồ sơ đề nghị hủy tài liệu hết giá trị (thành phần hồ sơ nêu tại Bước 4) về cơ quan quản lý nhà nước có thấm quyền đế thấm định theo quy định.

b. Nội dung thấm định tài liệu hết giá trị

- Cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ hoặc cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp tiến hành thẩm định về thủ tục xét hủy và thành phần, nội dung tài liệu hết giá trị; kiếm tra đối chiểu với thực tể tài liệu; lập Biên bản thẩm định; trả lời bằng văn bản ý kiến thẩm định.

- Thời hạn thẩm định tài liệu hết giá trị: không quá 30 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đề nghị thẩm định hợp lệ.

Bước 6. Hoàn thiện hồ sơ và trình Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định hủy tài liệu

Căn cứ vào văn bản thẩm định của cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ hoặc cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp; Người đứng đầu cơ quan, tổ chức ra quyết định hủy tài liệu hết giá trị.

- Đối với hồ sơ, tài liệu trong Danh mục đề nghị hủy nhưng cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ hoặc cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp yêu cầu giữ lại bảo quản thì Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm hoàn thiện lại hồ sơ trước khi trình Người đứng đầu cơ quan, tổ chức ra quyết định hủy; việc hoàn thiện hồ sơ thực hiện theo những nội dung sau:

- Những hồ sơ, tài liệu yêu cầu giữ lại tiếp tục lưu trữ phải được sắp xếp bổ sung vào mục lục hồ sơ tương ứng của phông (nhóm) tài liệu tại Lưu trữ cơ quan;

- Hoàn thiện hồ sơ và Danh mục tài liệu hết giá trị: ghi lại tổng sổ bó, tập tài liệu hết giá trị được phép hủy; ghi lại sổ và đánh sổ lại trật tự các bó, tập (nêu cần); hoàn chỉnh lại tiêu đề các bó, tập; viết lại lý do hủy.

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký Quyết định về việc hủy tài liệu hểt giá trị.

Bước 7. Tổ chức hủy tài liệu hết giá trị

Căn cứ Quyết định của Người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc hủy tài liệu hết giá trị, việc hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện theo các bước sau:

a.Đóng gói tài liệu hết giá trị

b. Lập Biên bản bàn giao tài liệu hủy (Phụ lục VI)

c. Thực hiện việc hủy tài liệu hết giá trị: việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu bằng cách cắt giây, ngâm nước qua phương tiện chế biển

d. Lập Biên bản về việc hủy tài liệu hết giá trị (Phụ lục VII)

e. Cơ quan, đơn vị gửi Quyết định hủy tài liệu hết giá trị; Biên bản bàn giao tài liệu hủy; Biên bản hủy tài liệu hết giá trị về Chi cục Văn thư - Lưu trữ trong thời hạn 10 ngày sau khi thực hiện việc hủy tài liệu hết giá trị.

Bước 8. Lập hồ sơ và lưu hồ sơ về hủy tài liệu hết giá trị

a. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị gồm:

- Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu;

- Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu;

- Văn bản đề nghi thẩm đinh, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hểt giá trị;

- Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền;

- Quyết định hủy tài liệu hết giá trị của người đứng đầu cơ quan, tổ chức;

- Biên bản bàn giao tài liệu hủy;

- Biên bản hủy tài liệu hết giá trị.

b.  Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, tổ chức có tài liệu hủy ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.

Lưu ý: Tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị được hủy theo thẩm quyền, thủ tục như tài liệu hru trữ trên các vật mang tin khác hết giá trị. Việc hủy tài liệụ điện tử phải được thực hiện đối với toàn hộ hồ sơ thuộc Danh mục tài liệu hêt giả trị đã được phê duyệt và phải bảo đảm thông tin đã bị hủy không thể khôi phục lại được.

Đề nghị Thủ trưởng các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp, Tổng Công ty và Doanh nghiệp; Chủ tịch UBND các quận, huyện, thị xã; các xã, phường, thị trấn thuộc UBND Thành phố triển khai thực hiện ở cơ quan, đơn vị mình và hướng dẫn các cơ quan, đon vị trực thuộc thực hiện việc hủy hồ sơ, tài liệu theo quy định. Trong quá trình thực hiện có phát sinh, vướng mắc đề nghị phản ánh về Chi cục Văn thư - Lưu trữ, số 20 Huỳnh Thúc Kháng, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội để tổng hợp báo cáo và phối hợp thực hiện.

Tải văn bản 2623/SNV-CCVTLT

Hướng dẫn tự đánh giá, chấm điểm xác định Chỉ số CCHC năm 2017 của các Sở và cơ quan ngang Sở
Ngày đăng 18/10/2017 | 03:30  | View count: 1939

Ngày 18/10/2017, Sở Nội vụ Hà Nội ban hành văn bản số 2632/SNV-CCHC về việc hướng dẫn tự đánh giá, chấm điểm xác định Chỉ số CCHC năm 2017 của các Sở và cơ quan ngang Sở.

Thực hiện Quyết định số 6677/QĐ-UBND ngày 25/9/2017 của UBND Thành phố về ban hành Chỉ số đánh giá kết quả cải cách hành chính (CCHC) của các Sở và cơ quan ngang Sở, UBND các quận, huyện, thị xã thuộc thành phố Hà Nội giai đoạn 2017-2020 và Kế hoạch số 138/KH-UBND ngày 12/6/2017 của UBND Thành phố về xây dựng và triển khai xác định Chỉ số CCHC năm 2017 đối với các Sở và cơ quan ngang Sở, UBND các quận, huyện, thị xã; trên cơ sở thống nhất ý kiến với Văn phòng UBND Thành phố; Thanh tra Thành phố và các Sở: Tư pháp, Tài chính, Kế hoạch và Đầu tư, Khoa học và Công nghệ, Thông tin và Truyền thông, Lao động - Thương binh và Xã hội, Sở Nội vụ hướng dẫn các Sở và cơ quan ngang Sở tự đánh giá, chấm điểm để xác định Chỉ số CCHC năm 2017 của cơ quan, đơn vị như sau:

1. Tự đánh giá, chấm điểm theo các nội dung, tiêu chí, tiêu chí thành phần

Để triển khai xác định Chỉ số đánh giá CCHC năm 2017, Sở và cơ quan ngang Sở có trách nhiệm tiến hành tự đánh giá, chấm điểm kết quả CCHC năm 2017 theo các nội dung, tiêu chí, tiêu chí thành phần quy định trong Chỉ số CCHC (Phụ lục 2 đính kèm theo Quyết định số 6677 /QĐ-UBND); không tự đánh giá, chấm điểm đối với các tiêu chí, tiêu chí thành phần quy định đánh giá qua điều tra xã hội học. Việc tự đánh giá, chấm điểm của cơ quan bắt buộc phải có số liệu dẫn chứng minh họa và các tài liệu kiểm chứng kèm theo.

Sở Nội vụ hướng dẫn thống nhất việc tự đánh giá, chấm điểm một số tiêu chí, tiêu chí thành phần (Phụ lục 1).

2 . Xây dựng báo cáo kết quả tự đánh giá, chấm điểm của cơ quan, đơn vị

Sau khi tự đánh giá, chấm điểm theo các tiêu chí, tiêu chí thành phần quy định trong Chỉ số CCHC, các Sở và cơ quan ngang Sở xây dựng báo cáo kết quả tự đánh giá, chấm điểm công tác CCHC năm 2017 như sau:

a. Báo cáo kết quả tự đánh giá, chấm điểm công tác CCHC năm 2017 (theo mẫu tại Phụ lục 2 đính kèm)

b. Bảng tổng hợp kết quả tự đánh giá, chấm điểm tiêu chí, tiêu chí thành phần Chỉ số CCHC năm 2017 (theo mẫu tại Phụ lục 3 đính kèm ). Bảng tổng hợp phải được thực hiện trực tiếp trên file Exel tải từ website của Sở Nội vụ : sonoivu.hanoi.gov.vn.

c. Các tài liệu kiểm chứng gửi kèm theo Báo cáo để phục vụ cho công tác thẩm định, gồm có: các văn bản (các kế hoạch, báo cáo, quyết định...), các số liệu thống kê trên các lĩnh vực CCHC của đơn vị đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt, xác nhận để phục vụ việc tính điểm các tiêu chí, tiêu chí thành phần v.v... Ví dụ: kế hoạch CCHC của đơn vị, báo cáo CCHC, kế hoạch kiểm tra CCHC, các tài liệu về xây dựng và tổ chức thực hiện văn bản quy phạm pháp luật, thủ tục hành chính, bộ máy hành chính, đề án, báo cáo số lượng, trình độ công chức, viên chức, tinh giản biên chế, ứng dụng công nghệ thông tin, triển khai thực hiện ISO, thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông, kết quả thực hiện các nhiệm vụ, chỉ tiêu kinh tế - xã hội được giao... .

3. Phương thức gửi báo cáo và tài liệu kiểm chứng

a. Gửi Báo cáo bằng văn bản (kèm theo Biểu Tự chấm điểm, có đóng dấu giáp lai) kết quả tự đánh giá, chấm điểm theo các mẫu chấm điểm theo mẫu tại Phụ lục 2 , 3.  

b. Gửi file Excel Biểu Tự chấm điểm qua địa chỉ email: phongcchc_sonv@hanoi.gov.vn hoặc copy dữ liệu vào thiết bị lưu trữ di động (USB), gửi về Tổ công tác Giúp việc Hội đồng (qua phòng Cải cách hành chính, Sở Nội vụ), gồm các dữ liệu sau:

-  Bảng tổng hợp trên Microsoft Exel 2003 theo mẫu tại Phụ lục 3.

- Tài liệu kiểm chứng được biên mục như sau:

+ Lập Danh sách các tài liệu kiểm chứng trong file Excel theo bảng dưới đây. Thứ tự tài liệu kiểm chứng được sắp xếp theo từng Lĩnh vực, và theo thứ tự Tiêu chí, Tiêu chí thành phần cần minh chứng:

TT

Số, ký hiệu văn bản

Tóm tắt trích yếu văn bản

Ngày tháng năm ban hành

Cơ quan ban hành

Lĩnh vực (Ghi số của Lĩnh vực)

Số thứ tự Tiêu chí/ Tiêu chí thành phần cần minh chứng

Chú thích

1

 

 

 

 

VD: 1

VD: 1.1.1, 1.1.2

 

...

 

 

 

 

 

 

 

n

 

 

 

 

 

 

 

+ Tạo thư mục (folder) gốc được đặt tên theo tên cơ quan, đơn vị như: folder có tên là Sở Khoa học và Công nghệ, Sở Kế hoạch và Đầu tư..... để lưu Tài liệu kiểm chứng.

+ Tài liệu kiểm chứng được lưu dưới dạng file PDF, được đặt tên bắt đầu bằng Số thứ tự trong Danh sách tài liệu kiểm chứng, theo sau là Tóm tắt trích yếu văn bản.

c. Báo cáo, tài liệu kiểm chứng của cơ quan, đơn vị được gửi về Sở Nội vụ (địa chỉ: 18b Lê Thánh Tông, Hoàn Kiếm, Hà Nội; email: phong cchc_snv @hanoi.gov.vn) trước ngày 31 /1 0 / 2017 để tổng hợp. Báo cáo, Tài liệu kiểm chứng không thực hiện đúng hướng dẫn sẽ được gửi trả lại để hoàn thiện và được tính như một lần không thực hiện đúng chế độ báo cáo cải cách hành chính.

Cơ quan, đơn vị tải file mẫu báo cáo Phụ lục 1, Phụ lục 2, Phụ lục 3 trên website của Sở Nội vụ: sonoivu .hanoi.gov.vn , Mục văn bản cải cách hành chính.

Trên đây là hướng dẫn của Sở Nội vụ về tự đánh giá, chấm điểm xác định Chỉ số CCHC năm 2017 của các Sở và cơ quan ngang Sở. Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có vấn đề vướng mắc, đề nghị các đơn vị phản ánh về Sở Nội vụ (phòng CCHC, email: phongcchc_sonv@hanoi.gov.vn ) để báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét, chỉ đạo, giải quyết./.

Tải Văn bản số 2632/SNV-CCHC

Tải File tự chấm khối Sở

Tải File hướng dẫn (file word)

Hướng dẫn tự đánh giá, chấm điểm xác định Chỉ số CCHC năm 2017 của UBND các quận, huyện, thị xã
Ngày đăng 18/10/2017 | 03:00  | View count: 2849

Ngày 18/10, Sở Nội vụ Hà Nội ban hành văn bản số 2631/SNV-CCHC về việc hướng dẫn tự đánh giá, chấm điểm xác định Chỉ số CCHC năm 2017 của UBND các quận, huyện, thị xã.

Thực hiện Quyết định số 6677/QĐ-UBND ngày 25/9/2017 của UBND Thành phố về ban hành Chỉ số đánh giá kết quả cải cách hành chính (CCHC) của các Sở và cơ quan ngang Sở, UBND các quận, huyện, thị xã thuộc thành phố Hà Nội giai đoạn 2017-2020 và Kế hoạch số 138/KH-UBND ngày 12/6/2017 của UBND Thành phố về xây dựng và triển khai xác định Chỉ số CCHC năm 2017 đối với các Sở và cơ quan ngang Sở, UBND các quận, huyện, thị xã; trên cơ sở thống nhất ý kiến với Văn phòng UBND Thành phố; Thanh tra Thành phố và các Sở: Tư pháp, Tài chính, Kế hoạch và Đầu tư, Khoa học và Công nghệ, Thông tin và Truyền thông, Lao động - Thương binh và Xã hội, Sở Nội vụ hướng dẫn UBND các quận, huyện, thị xã tự đánh giá, chấm điểm để xác định Chỉ số CCHC năm 2017 của đơn vị như sau:

1. Tự đánh giá, chấm điểm theo các nội dung, tiêu chí, tiêu chí thành phần

Để triển khai xác định Chỉ số đánh giá CCHC năm 2017, UBND các quận, huyện, thị xã có trách nhiệm tiến hành tự đánh giá, chấm điểm kết quả CCHC năm 2017 theo các nội dung, tiêu chí, tiêu chí thành phần quy định trong Chỉ số CCHC (Phụ lục 3 đính kèm theo Quyết định số 6677 /QĐ-UBND); không tự đánh giá, chấm điểm đối với các tiêu chí, tiêu chí thành phần quy định đánh giá qua điều tra xã hội học. Việc tự đánh giá, chấm điểm của đơn vị bắt buộc phải có số liệu dẫn chứng minh họa và các tài liệu kiểm chứng kèm theo.

Sở Nội vụ hướng dẫn thống nhất việc tự đánh giá, chấm điểm một số tiêu chí, tiêu chí thành phần (Phụ lục 1).

2. Xây dựng báo cáo kết quả tự đánh giá, chấm điểm của đơn vị

Sau khi tự đánh giá, chấm điểm theo các tiêu chí, tiêu chí thành phần quy định trong Chỉ số CCHC, UBND các quận, huyện, thị xã xây dựng báo cáo kết quả tự đánh giá, chấm điểm công tác CCHC năm 2017 như sau:

a. Báo cáo kết quả tự đánh giá, chấm điểm công tác CCHC năm 2017 (theo mẫu tại Phụ lục 2 đính kèm)

b. Bảng tổng hợp kết quả tự đánh giá, chấm điểm tiêu chí, tiêu chí thành phần Chỉ số CCHC năm 2017 (theo mẫu tại Phụ lục 3 đính kèm ). Bảng tổng hợp phải được thực hiện trực tiếp trên file Exel tải từ website của Sở Nội vụ : sonoivu.hanoi.gov.vn.

 

c. Các tài liệu kiểm chứng gửi kèm theo Báo cáo để phục vụ cho công tác thẩm định, gồm có: các văn bản (các kế hoạch, báo cáo, quyết định...), các số liệu thống kê trên các lĩnh vực CCHC của UBND quận, huyện, thị xã đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt, xác nhận để phục vụ việc tính điểm các tiêu chí, tiêu chí thành phần v.v... Ví dụ: kế hoạch CCHC của đơn vị, báo cáo CCHC, kế hoạch kiểm tra CCHC, các tài liệu về xây dựng và tổ chức thực hiện văn bản quy phạm pháp luật, thủ tục hành chính, bộ máy hành chính, đề án, báo cáo số lượng, trình độ công chức, viên chức, tinh giản biên chế, ứng dụng công nghệ thông tin, triển khai thực hiện ISO, thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông, kết quả thực hiện các nhiệm vụ, chỉ tiêu kinh tế - xã hội được giao... .

3. Phương thức gửi báo cáo và tài liệu kiểm chứng

a. Gửi Báo cáo bằng văn bản (kèm theo Biểu Tự chấm điểm, có đóng dấu giáp lai) kết quả tự đánh giá, chấm điểm theo các mẫu chấm điểm theo mẫu tại Phụ lục 2 , 3.  

b. Gửi file Excel Biểu Tự chấm điểm qua địa chỉ email: phongcchc_sonv@hanoi.gov.vn hoặc copy dữ liệu vào thiết bị lưu trữ di động (USB), gửi về Tổ công tác Giúp việc Hội đồng (qua phòng Cải cách hành chính, Sở Nội vụ), gồm các dữ liệu sau:

-  Bảng tổng hợp trên Microsoft Exel 2003 theo mẫu tại Phụ lục 3.

 - Tài liệu kiểm chứng được biên mục như sau:

+ Lập Danh sách các tài liệu kiểm chứng trong file Excel theo bảng dưới đây. Thứ tự tài liệu kiểm chứng được sắp xếp theo từng Lĩnh vực, và theo thứ tự Tiêu chí, Tiêu chí thành phần cần minh chứng:

TT

Số, ký hiệu văn bản

Tóm tắt trích yếu văn bản

Ngày tháng năm ban hành

Cơ quan ban hành

Lĩnh vực (Ghi số của Lĩnh vực)

Số thứ tự Tiêu chí/ Tiêu chí thành phần cần minh chứng

Chú thích

1

 

 

 

 

VD: 1

VD: 1.1.1, 1.1.2

 

...

 

 

 

 

 

 

 

n

 

 

 

 

 

 

 

+ Tạo thư mục (folder) gốc được đặt tên theo tên đơn vị như: folder có tên là Ba Đình, Thạch Thất.....để lưu Tài liệu kiểm chứng.

+ Tài liệu kiểm chứng được lưu dưới dạng file PDF, được đặt tên bắt đầu bằng Số thứ tự trong Danh sách tài liệu kiểm chứng, theo sau là Tóm tắt trích yếu văn bản.

c. Báo cáo, tài liệu kiểm chứng của cơ quan, đơn vị được gửi về Sở Nội vụ (địa chỉ: 18b Lê Thánh Tông, Hoàn Kiếm, Hà Nội; email: phong cchc_snv @hanoi.gov.vn) trước ngày 31 /1 0 / 2017 để tổng hợp. Báo cáo, Tài liệu kiểm chứng không thực hiện đúng hướng dẫn sẽ được gửi trả lại để hoàn thiện và được tính như một lần không thực hiện đúng chế độ báo cáo cải cách hành chính.

Cơ quan, đơn vị tải file mẫu báo cáo Phụ lục 1, Phụ lục 2, Phụ lục 3 trên website của Sở Nội vụ: sonoivu .hanoi.gov.vn , Mục văn bản cải cách hành chính.

Trên đây là hướng dẫn của Sở Nội vụ về tự đánh giá, chấm điểm xác định Chỉ số CCHC năm 2017 của UBND các quận, huyện, thị xã. Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có vấn đề vướng mắc, đề nghị các đơn vị phản ánh về Sở Nội vụ (phòng CCHC, email: phongcchc_sonv@hanoi.gov.vn )  để báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét, chỉ đạo, giải quyết./.

Tải Văn bản số 2631/SNV-CCHC

Tải File tự chấm khối quận, huyện, thị xã

Tải File hướng dẫn (file word)