Hoạt động chuyên đề

Bản tin Cải cách hành chính số 36
Ngày đăng 22/10/2017 | 09:29  | View count: 648

Bản tin Cải cách hành chính số 36 - Từ ngày 15/9/2017 đến 21/9/2017

Tải Bản tin Cải cách hành chính số 36
Giới thiệu tài liệu lưu trữ lịch sử Phông UBND thành phố Hà Nội giai đoạn từ năm 1977 - 2008
Ngày đăng 18/10/2017 | 09:36  | View count: 924

Ngày 17/10/2017, Sở Nội vụ Hà Nội ban hành Thông báo số 2624/TB-SNV về việc Giới thiệu tài liệu lưu trữ lịch sử Phông UBND thành phố Hà Nội giai đoạn từ năm 1977 - 2008.

Thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Quyết định số 4602/QĐ- UBND ngày 14/7/2017 của UBND thành phố Hà Nội về việc ban hành Quy định sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội.

Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Sở Nội vụ đang quản lý các phông tài liệu lưu trữ lịch sử của thành phố Hà Nội. Đe phát huy giá trị tài liệu lưu trữ lịch sử phục vụ hoạt động của các cơ quan, tô chức, cá nhân trên địa bàn thành phố Hà Nội. Sở Nội vụ trân trọng giới thiệu tóm tăt nội dung tài liệu lưu trữ lịch sử Phông UBND thành phố Hà Nội giai đoạn từ năm 1977 đến năm 2008 tới các cơ quan, tổ chức và cá nhân để biết thông tin về tài liệu lưu trữ lịch sử.

Hồ sơ, tài liệu phông UBND thành phố Hà Nội được phân loại theo các khối lĩnh vực như sau:

  1. Khối Tổng hợp
  • Hồ sơ, tài liệu về chỉ tiêu, kế hoạch, báo cáo, phương hướng nhiệm vụ tình hình phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội của thành phố từng năm, từng giai đoạn; Báo cáo của các ngành, các địa phương trong Thành phố về thực hiện các chỉ tiêu, kế hoạch phát triển kinh tể, văn hóa, xã hội...;
  • Hồ sơ, tài liệu về ngoại vụ - lễ tân, thống kê, thi đua khen thưởng,... ;
  • Tập Chỉ thị, Quyết định, Báo cáo, Kế hoạch của UBND Thành phổ.
  1. Khối Nội chính
  • Hồ sơ, tài liệu về công tác chính quyền: tổ chức bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân thành phố Hà Nội; hồ sơ về việc triển khai quy chế dân chủ tại cơ sở...;
  • Hồ sơ, tài liệu về công tác tổ chức bộ máy, tổ chức cán bộ: Hồ sơ về thành lập, sáp nhập, giải thể, kiện toàn, củng cố chính quyền các địa phương trong Thanh phố; hồ sơ về việc thay đổi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan; hồ sơ về tuyển dụng, tiếp nhận, điều động cán bộ....;
  • Hồ sơ, tài liệu về công tác thanh tra, tư pháp,...
  1. Khối Kinh tế
  • Hồ sơ, tài liệu về Tài chính: các hồ sơ về giao chỉ tiêu kế hoạch, quản lý tài chính, ngân sách, báo cáo thực hiện các chỉ tiêu - kế hoạch về tài chính, quản lý tài sản công....;
  • Hồ sơ, tài liệu về Ngân hàng: các hồ sơ tín dụng, tiết kiệm và quản lý tiền mặt, đầu tư cho vay vốn...;
  • Hồ sơ, tài liệu về Thương nghiệp: các hồ sơ, tài liệu về quản lý thị trường, phân phối lương thực, kinh doanh hàng hóa, xuất nhập khấu...;
  • Hồ sơ, tài liệu về Nông nghiệp: báo cáo thực hiện chỉ tiêu, kế hoạch phát triển nông nghiệp và tình hình Hợp tác xã nông nghiệp, quản lý ruộng đất, định canh định cư, chăn nuôi, thủy lợi...;
  • Hồ sơ, tài liệu về Lâm nghiệp: trồng rừng, quản lý bảo vệ rừng, khai thác vận chuyển chế biến lâm sản, thanh tra lâm nghiệp...;         
  • Hồ sơ, tài liệu về Công nghiệp: sản xuất và phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp.
  1. Khối Văn xã
  • Hồ sơ, tài liệu về Văn hóa - Thông tin: kỷ niệm chào mừng các ngày lễ lớn của dân tộc, đặt, đổi tên các đường phố ở Hà Nội, bảo tồn, bảo vệ các di tích lịch sử, danh lam thắng cảnh...;
  • Hồ sơ, tài liệu về Thể dục thể thao;
  • Hồ sơ, tài liệu về Giáo dục - Đào tạo: chương trình, kế hoạch, báo cáo phát triển giáo dục, đào tạo, phát triển các trường, thực hiện thi đua trong ngành giáo dục...;
  • Hồ sơ, tài liệu về Y tế: kế hoạch, báo cáo phát triển ngành y tế, vệ sinh phòng địch bệnh;
  • Hồ sơ, tài liệu về hoạt động của các hội, đoàn thể;
  • Hồ sơ, tài liệu về khoa học và công nghệ.
  • Khối Quản lý đô thị và nhà đất
  • Hồ sơ, tài liệu về Xây dựng và quản lý đất: Quy hoạch chi tiết và quản lý, kiểm tra, đánh giá thực trạng, giao, chuyển nhượng, cải tạo sửa chữa, ...các công trình xây dựng trên địa bàn Thành phố;     
  • Hồ sơ, tài liệu về công tác Bưu điện, giao thông vận tải, tài nguyên nước...;
  • Hồ sơ, tài liệu về các dự án như: đê Sông Hồng, đê Sông Đuống, bảo tàng Hà Nội, bảo tàng Hồ Chí Minh, bảo tàng chiến thắng B52....

Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã có đầy đủ công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ lịch sử Phông UBND thành phố Hà Nội. Khi đến khai thác tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử, cơ quan, tổ chức, cá nhân sẽ được hướng dẫn thủ tục sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tận tình, chu đáo với các hình thức như: đọc, cấp bản sao, cấp bản chứng thực và nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định tại Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính.

Mọi thông tin chi tiết đề nghị cơ quan, tổ chức, cá nhân liên hệ trực tiếp trong giờ hành chính với bộ phận Phòng đọc Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ, sổ 20 Huỳnh Thúc Kháng, quận Đông Đa, Hà Nội (Số điện thoại: 024.32373855).

Tải Thông báo 2624/TB-SNV

Hướng dẫn hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị
Ngày đăng 18/10/2017 | 09:31  | View count: 1897

Ngày 17/10, Sở Nội vụ Hà Nội ban hành Công văn số 2623/SNV-CCVTLT về việc hướng dẫn hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị.

Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 và Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một sổ điều của Luật Lưu trữ; Thông tư sổ 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ Quy định quản tý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND xã, phường, thị trấn. Đe đảm bảo thực hiện thống nhất và đúng quy định của pháp luật, Sở Nội vụ hướng dẫn quy trình, thủ tục hủy tài liệu hết giá trị như sau:

Bước 1. Lập Danh mục tài liệu hết giá trị và viết bản thuyết minh tài liệu hết giá trị

a. Lập Danh mục tài liệu hết giá trị

Danh mục tài liệu hết giá trị (theo mẫu Phụ lục I) được lập trong hai trường hợp sau:

- Trong quá trình chỉnh lý: tài liệu hết giá trị loại ra được lập thành các tập, tóm tắt tiêu đề, sắp xếp theo phương án phân loại hoặc Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức và thống kê thành Danh mục tài liệu hết giá trị;

- Những hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản (bao gồm tài liệu bảo quản trong kho Lưu trữ cơ quan; tài liệu do cán bộ, công chức, viên chức, người được giao nhiệm vụ quản lý): được thống kê, hệ thống hóa theo thứ tự nhóm hồ sơ, tài liệu theo Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức thành Danh mục tài liệu hết giá trị.

b. Viết Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị (theo mẫu Phụ lục II).

Bước 2. Thành lập Hội đồng Xác định giá trị tài liệu

Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài  liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và loại tài liệu hết giá trị.

Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm:

a. Đối với các cơ quan, tổ chức:

- Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức: Chủ tịch Hội đồng;

- Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức cơ quan, đơn vị: Phó Chủ tịch Hội đồng;

- Đại diện lãnh đạo phòng, ban, đơn vị có tài liệu đưa ra để xét hủy: ủy viên;

- Công chức (viên chức) làm công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức (gọi chung là Lưu trữ cơ quan), ủy viên kiêm thư ký.

b. Đối với các các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận, huyện, thị xã

- Cấp phó cùa người đứng đầu cơ quan: Chủ tịch Hội đồng;

- Công chức có tài liệu đưa ra để xét hủy: ủy viên;

- Công chức làm công tác văn thư; lưu trữ của Phòng: ủy viên kiêm thư ký.

c. Đối với UBND xã, phường, thị trấn

- Phó Chủ tịch UBND cấp xã phụ trách công tác Văn phòng - Thong kê: Chủ tịch Hội đồng;

- Công chức có tài liệu hoặc công chức bộ phận có tài liệu: ủy viên;

- Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã: ủy viên kiêm Thư ký.

Bước 3. Xét hồ sơ, tài liệu đề nghị hủy

Hội đồng xác định giá trị tài liệu thực hiện việc xét hủy tài liệu hết giá trị theo phương thức:

- Hội đồng xác định giá trị tài liệu tổ chức họp, từng thành viên Hội đồng chịu trách nhiệm xem xét, đối chiếu Danh mục tài liệu hết giá trị với Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại, kiểm tra thực tế tài liệu;

- Hội đồng thảo luận tập thể, kết luận theo đa số về tài liệu dự kiến hủy (phải được các thành viên Hội đồng thông qua); các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp, có đủ chữ ký của các thành viên trong Hội đồng trước khi trình Người đứng đầu cơ quan, tô chức. Biên bản được lập thành 02 bản, một bản lưu tại hồ sơ hủy tài liệu của cơ quan và một bản đưa vào hồ sơ trình cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ thâm định tài liệu hết giá trị.

Bước 4. Hoàn thiên hồ sơ và trình cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ:

- Đối với cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử: trình cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy.

Đối với cơ quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử: trình cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp thẩm định tài liệu hêt giá trị cần hủy.

Hồ sơ đề nghị thẩm định gồm:

- Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị (theo mẫu tại Phụ lục IV).

- Danh mục tài liệu hết giá trị (đã được chỉnh sửa sau khi họp Hội đồng Xác định giá trị tài liệu);

- Tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

- Quyết định thành lập Hội đồng Xác định giá trị tài liệu;

- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu;

Bước 5. Thẩm định tài liệu hết giá trị trưóc khi hủy

5.1 Thẩm quyền thẩm định tài liệu hết giá trị

a. Đối với các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố: Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu trách nhiệm giúp Sở Nội vụ thành phố Hà Nội thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy theo đề nghị của Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức.

b. Đối với các cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử:

- Lưu trữ của cơ quan, tố chức cấp trên chịu trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tố chức thấm tra tài liệu hết giá trị cần hủy của các cơ quan to chức trực thuộc không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử;

- Phòng Nội vụ chịu trách nhiệm giúp UBND quận, huyện, thị xã thấm định tài liệu hết giá trị theo đề nghị của UBND cấp xã, các đơn vị sự nghiệp thuộc UBND cấp huyện.

5.2 Trình tự, thủ tục thẩm định tài liệu hết giá trị

a. Các cơ quan, tổ chức có hồ sơ, tài liệu hủy phải lập Danh mục tài liệu hết giá trị và gửi đầy đủ hồ sơ đề nghị hủy tài liệu hết giá trị (thành phần hồ sơ nêu tại Bước 4) về cơ quan quản lý nhà nước có thấm quyền đế thấm định theo quy định.

b. Nội dung thấm định tài liệu hết giá trị

- Cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ hoặc cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp tiến hành thẩm định về thủ tục xét hủy và thành phần, nội dung tài liệu hết giá trị; kiếm tra đối chiểu với thực tể tài liệu; lập Biên bản thẩm định; trả lời bằng văn bản ý kiến thẩm định.

- Thời hạn thẩm định tài liệu hết giá trị: không quá 30 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đề nghị thẩm định hợp lệ.

Bước 6. Hoàn thiện hồ sơ và trình Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định hủy tài liệu

Căn cứ vào văn bản thẩm định của cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ hoặc cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp; Người đứng đầu cơ quan, tổ chức ra quyết định hủy tài liệu hết giá trị.

- Đối với hồ sơ, tài liệu trong Danh mục đề nghị hủy nhưng cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ hoặc cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp yêu cầu giữ lại bảo quản thì Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm hoàn thiện lại hồ sơ trước khi trình Người đứng đầu cơ quan, tổ chức ra quyết định hủy; việc hoàn thiện hồ sơ thực hiện theo những nội dung sau:

- Những hồ sơ, tài liệu yêu cầu giữ lại tiếp tục lưu trữ phải được sắp xếp bổ sung vào mục lục hồ sơ tương ứng của phông (nhóm) tài liệu tại Lưu trữ cơ quan;

- Hoàn thiện hồ sơ và Danh mục tài liệu hết giá trị: ghi lại tổng sổ bó, tập tài liệu hết giá trị được phép hủy; ghi lại sổ và đánh sổ lại trật tự các bó, tập (nêu cần); hoàn chỉnh lại tiêu đề các bó, tập; viết lại lý do hủy.

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký Quyết định về việc hủy tài liệu hểt giá trị.

Bước 7. Tổ chức hủy tài liệu hết giá trị

Căn cứ Quyết định của Người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc hủy tài liệu hết giá trị, việc hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện theo các bước sau:

a.Đóng gói tài liệu hết giá trị

b. Lập Biên bản bàn giao tài liệu hủy (Phụ lục VI)

c. Thực hiện việc hủy tài liệu hết giá trị: việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu bằng cách cắt giây, ngâm nước qua phương tiện chế biển

d. Lập Biên bản về việc hủy tài liệu hết giá trị (Phụ lục VII)

e. Cơ quan, đơn vị gửi Quyết định hủy tài liệu hết giá trị; Biên bản bàn giao tài liệu hủy; Biên bản hủy tài liệu hết giá trị về Chi cục Văn thư - Lưu trữ trong thời hạn 10 ngày sau khi thực hiện việc hủy tài liệu hết giá trị.

Bước 8. Lập hồ sơ và lưu hồ sơ về hủy tài liệu hết giá trị

a. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị gồm:

- Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu;

- Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu;

- Văn bản đề nghi thẩm đinh, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hểt giá trị;

- Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền;

- Quyết định hủy tài liệu hết giá trị của người đứng đầu cơ quan, tổ chức;

- Biên bản bàn giao tài liệu hủy;

- Biên bản hủy tài liệu hết giá trị.

b.  Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, tổ chức có tài liệu hủy ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.

Lưu ý: Tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị được hủy theo thẩm quyền, thủ tục như tài liệu hru trữ trên các vật mang tin khác hết giá trị. Việc hủy tài liệụ điện tử phải được thực hiện đối với toàn hộ hồ sơ thuộc Danh mục tài liệu hêt giả trị đã được phê duyệt và phải bảo đảm thông tin đã bị hủy không thể khôi phục lại được.

Đề nghị Thủ trưởng các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp, Tổng Công ty và Doanh nghiệp; Chủ tịch UBND các quận, huyện, thị xã; các xã, phường, thị trấn thuộc UBND Thành phố triển khai thực hiện ở cơ quan, đơn vị mình và hướng dẫn các cơ quan, đon vị trực thuộc thực hiện việc hủy hồ sơ, tài liệu theo quy định. Trong quá trình thực hiện có phát sinh, vướng mắc đề nghị phản ánh về Chi cục Văn thư - Lưu trữ, số 20 Huỳnh Thúc Kháng, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội để tổng hợp báo cáo và phối hợp thực hiện.

Tải văn bản 2623/SNV-CCVTLT