văn thư - lưu trữ
UBND thành phố Hà Nội vừa có Quyết định số 4729/QĐ-UBND về Quy trình tiếp nhận, xử lý và phát hành văn bản trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành thành phố.
Quy trình này áp dụng đối với cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước thuộc TP Hà Nội.
Theo đó, tất cả văn bản điện tử thuộc thẩm quyền ban hành và giải quyết của các cơ quan, tổ chức được phát hành, tiếp nhận, xử lý trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành TP, trừ các trường hợp bên gửi hoặc bên nhận chưa đáp ứng các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, an toàn thông tin, giải pháp kết nối, liên thông để gửi, nhận văn bản điện tử.
Bên gửi phải chịu trách nhiệm về nội dung; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Bên nhận có quyền từ chối nhận văn bản điện tử, nếu văn bản điện tử đó không bảo đảm nguyên tắc, yêu cầu về phát hành, tiếp nhận và phải chịu trách nhiệm về việc từ chối đó, đồng thời bên nhận phản hồi cho bên gửi được biết thông qua hệ thống.
Văn bản điện tử phải được bảo đảm tính xác thực về nguồn gốc, sự toàn vẹn trong quá trình phát hành, tiếp nhận, xử lý và lưu trữ; phải được phát hành ngay trong ngày văn bản đó được ký ban hành, chậm nhất là trong buổi sáng của ngày làm việc tiếp theo. Văn bản điện tử đến sau khi được tiếp nhận, nếu bảo đảm giá trị pháp lý phải được xử lý kịp thời, không phải chờ văn bản giấy (nếu có).
Văn bản điện tử đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” phải được đặt chế độ ưu tiên, ghi rõ mức độ khẩn, gửi ngay sau khi đã ký số và phải được trình, chuyển giao xử lý ngay sau khi tiếp nhận.
Quy trình này cũng quy định cụ thể các bước tiếp nhận và xử lý văn bản đến, đi đối với văn thư, lãnh đạo cơ quan và công chức, viên chức, người được giao giải quyết công việc.
Trước đó, UBND TP Hà Nội ban hành kế hoạch số 201/KH-UBND về việc tăng cường xử lý văn bản, hồ sơ trên môi trường mạng tại các cơ quan, đơn vị trực thuộc UBND TP.
Kế hoạch nhằm đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số và ứng dụng chữ ký số chuyên dùng cá nhân người có thẩm quyền trong xử lý văn bản hồ sơ công việc trên môi trường điện tử.
Chuyển đổi hình thức làm việc từ xử lý văn bản, hồ sơ công việc trên giấy sang xử lý văn bản, hồ sơ công việc trên môi trường điện tử nhằm hiện đại hóa nền hành chính TP, giảm thời gian chi phí, nâng cao hiệu quả, hiệu lực quản lý nhà nước của các cấp chính quyền TP.
Các cơ quan, đơn vị tập trung triển khai, thực hiện nghiêm túc, có hiệu quả để hoàn thành các nội dung, mục tiêu và chỉ tiêu của Trung ương và TP về xử lý văn bản, hồ sơ công việc trên môi trường mạng.
TP đặt mục tiêu 100% các cơ quan, đơn vị khai thác, sử dụng hệ thống, qua đó phục vụ hiệu quả công tác quản lý, chỉ đạo và điều hành của các cấp chính quyền TP.
100% các cán bộ, công chức, viên chức được trang bị chữ ký số chuyên dùng Chính phủ phục vụ công tác xử lý văn bản, hồ sơ công việc trên môi trường mạng. 100% hồ sơ công việc tại các sở, ban, ngành; 95% hồ sơ công việc tại UBND các quận, huyện, thị xã; 80% hồ sơ công việc tại cấp xã được xử lý trên môi trường mạng.
100% các văn bản hành chính, hồ sơ của các cơ quan, đơn vị thuộc TP được số hóa và luân chuyển, trao đổi thông qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành TP, kết nối trục liên thông văn bản quốc gia phục vụ gửi nhận văn bản điện tử với các cơ quan, đơn vị bên ngoài TP; khuyến khích việc xử lý các văn bản, công việc có tính chất nội bộ của đơn vị trên Hệ thống.
