Quản lý Thủ Tục Hành Chính

Cơ quan thực hiện
Lĩnh vực
Từ khóa
Tên thủ tục Phục vụ sử dụng tài liệu của độc giả tại phòng đọc
Loại thủ tục Lĩnh vực Văn thư, lưu trữ
Mức độ Mức 3
Trình tự thực hiện

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/ Kết quả

3.7.1

Đối với tài liệu lưu trữ được phép sử dụng rộng rãi

B1

- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định.

- Nộp hồ sơ tại bộ phận Một cửa.

Tổ chức, cá nhân

Giờ hành chính

Theo mục 3.2

B2

Tiếp nhận thông tin và lập phiếu hẹn trả kết quả

- Tiếp độc giả đến sử dụng tài liệu;

- Hướng dẫn độc giả ghi các thông tin vào các phiếu đăng ký sử dụng tài liệu; phiếu yêu cầu đọc tài liệu;

- Vào sổ đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ và sổ đọc tài liệu;

- Lập phiếu hẹn trả kết quả sử dụng tài liệu lưu trữ;

Viên chức tiếp nhận

15 phút

- Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu;

- Phiếu yêu cầu đọc tài liệu;

- Giấy hẹn trả kết quả  

 

B3

Lãnh đạo Trung tâm, ký duyệt

- Trình lãnh đạo Trung tâm ký duyệt;

- Lãnh đạo Trung tâm ký duyệt

Viên chức tiếp nhận/Lãnh đạo Trung tâm

5 phút

 

B4

Tra cứu thông tin và bổ sung ký hiệu lưu trữ/Cung cấp thông tin công cụ tra cứu

- Bổ sung thông tin Ký hiệu lưu trữ đầy đủ cho các phiếu;

- Cung cấp công cụ tra cứu để phục vụ độc giả tại phòng Đọc

- Chuyển phiếu được duyệt sang viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu thực hiện.

Viên chức quản lý thông tin hồ sơ, tài liệu/Viên chức phòng Đọc

5 phút

 

B5

Giao/nhận hồ sơ tài liệu

- Căn cứ vào các phiếu đăng ký đã được Lãnh đạo Trung tâm duyệt.

- Thực hiện việc tra tìm hồ sơ, tài liệu;

- Bàn giao hồ sơ, tài liệu cho Viên chức tiếp nhận để phục vụ độc giả. Ghi đầy đủ thông tin (có tài liệu hoặc không có tài liệu ghi vào phiếu đăng ký).

- Vào sổ giao nhận tài liệu.

Viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu/Viên chức phòng Đọc

35 phút

 

 

Sổ giao nhận tài liệu

B6

Phục vụ Đọc tài liệu tại phòng Đọc

- Nhận hồ sơ, tài liệu từ viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu;

- Kiểm tra hồ sơ, tài liệu và bàn giao cho độc giả;

- Phục vụ độc giả tại phòng đọc và hướng dẫn nộp phí sử dụng tài liệu theo quy định.

- Thực hiện việc sao tài liệu, sao tài liệu đúng số lượng (nếu độc giả có yêu cầu)

- Trường hợp không có kết quả. Soạn văn bản trả lời độc giả.

Độc giả/Viên chức phòng Đọc/Thủ quỹ

Theo số lượng hồ sơ/nhu cầu của độc giả

 

B7

Kiểm tra và bàn giao về Kho

- Nhận hồ sơ, tài liệu từ độc giả;

- Giao hồ sơ, tài liệu cho viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu.

Viên chức phòng Đọc/ Viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu

15 phút

Sổ giao nhận tài liệu

B8

Báo cáo, thống kê và lưu hồ sơ

Lưu theo dõi hồ sơ

Viên chức phòng Đọc

10 phút

Sổ đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ và sổ đọc tài liệu

3.7.2

Đối với tài liệu lưu trữ hạn chế sử dụng

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/ Kết quả

B1

- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định.

- Nộp hồ sơ tại bộ phận Một cửa.

Tổ chức, cá nhân

Giờ hành chính

- Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu;

- Phiếu yêu cầu đọc tài liệu;

- Giấy hẹn trả kết quả  

 

B2

Tiếp nhận thông tin và lập phiếu hẹn trả kết quả

- Tiếp độc giả đến sử dụng tài liệu;

- Hướng dẫn độc giả ghi các thông tin vào các phiếu đăng ký sử dụng tài liệu; phiếu yêu cầu đọc tài liệu;

- Vào sổ đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ và sổ đọc tài liệu;

- Lập phiếu hẹn trả kết quả sử dụng tài liệu lưu trữ;

Viên chức tiếp nhận

15 phút

B3

Lãnh đạo Trung tâm và các cấp xin phép ký duyệt

- Soạn thảo các công văn xin ý kiến cho phép sử dụng tài liệu hạn chế sử dụng

Viên chức tiếp nhận/Lãnh đạo Trung tâm/ Chi cục Sở/Thành phố

2 ngày làm việc

B4

Tra cứu thông tin và bổ sung ký hiệu lưu trữ/Cung cấp thông tin công cụ tra cứu

- Bổ sung thông tin Ký hiệu lưu trữ đầy đủ cho các phiếu;

- Cung cấp công cụ tra cứu để phục vụ độc giả tại phòng Đọc

- Chuyển phiếu được duyệt sang viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu thực hiện.

Viên chức quản lý thông tin hồ sơ, tài liệu/Viên chức phòng Đọc

50 phút

B5

Giao/nhận hồ sơ tài liệu

- Căn cứ vào các phiếu đăng ký đã được Lãnh đạo Trung tâm duyệt.

- Thực hiện việc tra tìm hồ sơ, tài liệu;

- Bàn giao hồ sơ, tài liệu cho Viên chức tiếp nhận để phục vụ độc giả. Ghi đầy đủ thông tin (có tài liệu hoặc không có tài liệu ghi vào phiếu đăng ký).

- Vào sổ giao nhận tài liệu.

Viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu/Viên chức phòng Đọc

35 phút

 

B6

Phục vụ Đọc tài liệu tại phòng Đọc

- Nhận hồ sơ, tài liệu từ viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu;

- Kiểm tra hồ sơ, tài liệu và bàn giao cho độc giả;

- Phục vụ độc giả tại phòng đọc và hướng dẫn nộp phí sử dụng tài liệu theo quy định.

- Thực hiện việc sao tài liệu, sao tài liệu đúng số lượng (nếu độc giả có yêu cầu)

- Trường hợp không có kết quả hoặc không nhận được sự cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng Đọc. Soạn văn bản trả lời độc giả.

Độc giả/Viên chức phòng Đọc/Thủ quỹ

Theo số lượng hồ sơ/nhu cầu của độc giả

B7

Kiểm tra và bàn giao về Kho

- Nhận hồ sơ, tài liệu từ độc giả;

- Giao hồ sơ, tài liệu cho viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu.

Viên chức phòng Đọc/ Viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu

15 phút

B8

Báo cáo, thống kê và lưu hồ sơ

Lưu theo dõi hồ sơ

Viên chức phòng Đọc

10 phút

Sổ đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ và sổ đọc tài liệu

Cách thức thực hiện Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Trung tâm Lưu trữ lịch sử, Chi cục Văn thư - Lưu trữ, địa chỉ: Phòng 204 tầng 2, Chi cục Văn thư - Lưu trữ, số 20 phố Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa, Hà Nội.
Thành phần số lượng hồ sơ

- Chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu đối với cá nhân; trường hợp sử dụng tài liệu để phục vụ công tác thì phải có Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác;

- Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu;

- Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu.

Thời hạn giải quyết

- Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu thuộc diện sử dụng rộng rãi chậm nhất là 01 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận phiếu yêu cầu;

- Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng, tài liệu đặc biệt quý, hiếm, chậm nhất là 04 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu.
Đối tượng thực hiện Công chức, viên chức làm việc tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính; Phòng/Ban Trung tâm Lưu trữ lịch sử, Chi cục Văn thư - Lưu trữ và các cá nhân, tổ chức liên quan.
Cơ quan thực hiện Cấp Thành phố giải quyết
Kết quả thực hiện thủ tục hành chính Tài liệu
Lệ phí
Phí Không
Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai
Yêu cầu, điều kiện thực hiện
Cơ sở pháp lý

1. Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 của Quốc hội;

2. Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ về Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

3. Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử;

4. Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ.

5. Quyết định số 744/QĐ-BNV ngày 11/8/2015 của Bộ Nội vụ về công bố thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Nội vụ;