Quản lý Thủ Tục Hành Chính

Cơ quan thực hiện
Lĩnh vực
Từ khóa
Tên thủ tục Cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ
Loại thủ tục Lĩnh vực Văn thư, lưu trữ
Mức độ Mức 3
Trình tự thực hiện

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/ Kết quả

B1

- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định.

- Nộp hồ sơ tại bộ phận Một cửa.

Tổ chức, cá nhân

Giờ hành chính

Theo mục 3.2

B2

Tiếp nhận thông tin và lập phiếu hẹn trả kết quả

- Tiếp độc giả đến sử dụng tài liệu;

- Hướng dẫn độc giả ghi các thông tin vào các phiếu đăng ký sử dụng tài liệu; phiếu yêu cầu sao tài liệu; phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu theo yêu cầu;

- Vào sổ đăng ký thông tin và sổ cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ

- Lập phiếu hẹn trả kết quả sử dụng tài liệu lưu trữ;

Viên chức tiếp nhận

15 phút

 

- Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu;

- Phiếu yêu cầu sao tài liệu hoặc Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu;

- Giấy hẹn trả kết quả

 

B3

Lãnh đạo Trung tâm, ký duyệt

- Trình lãnh đạo Trung tâm ký duyệt;

- Lãnh đạo Trung tâm ký duyệt

Viên chức tiếp nhận/Lãnh đạo Trung tâm

5 phút

B4

Tra cứu thông tin và bổ sung ký hiệu lưu trữ

- Bổ sung thông tin Ký hiệu lưu trữ đầy đủ cho các phiếu;

- Chuyển phiếu được duyệt sang viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu thực hiện.

Viên chức quản lý thông tin hồ sơ, tài liệu/Viên chức phòng Đọc

5 phút

B5

Giao/nhận hồ sơ tài liệu

- Căn cứ vào các phiếu đăng ký đã được Lãnh đạo Trung tâm duyệt.

- Thực hiện việc tra tìm hồ sơ, tài liệu;

- Bàn giao hồ sơ, tài liệu cho Viên chức tiếp nhận. Ghi đầy đủ thông tin (có tài liệu hoặc không có tài liệu ghi vào phiếu đăng ký).

- Vào sổ giao nhận tài liệu.

- Nhận hồ sơ, tài liệu từ viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu;

- Thực hiện việc sao tài liệu, sao tài liệu đúng số lượng

- Trường hợp không có kết quả. Tuỳ theo hồ sơ, văn bản để soạn văn bản trả lời độc giả.

Viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu/Viên chức tiếp nhận

 

70 phút

B6

Sao, đóng dấu sao y chứng thực

- Đóng dấu chứng thực và bản sao;  điền đầy đủ thông tin trên dấu.

- Chuyển lại Viên chức tiếp nhận.

Viên chức Văn thư, Thủ quỹ, Tổng hợp

 5 phút

B7

Trình lãnh đạo Trung tâm ký duyệt

- Tiếp nhận lại hồ sơ, tài liệu;

- Trình Lãnh đạo Trung tâm ký xác nhận.

- Ký xác nhận văn bản, tài liệu chứng thực và văn bản trả lời độc giả từ viên chức tiếp nhận trình ký.

Viên chức tiếp nhận/Lãnh đạo Trung tâm

10 phút

B8

Bàn giao hồ sơ, tài liệu; hướng dẫn nộp phí sử dụng tài liệu

- Thực hiện việc bàn giao hồ sơ, tài liệu vào kho giữa Viên chức tiếp nhận và Viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu theo đúng quy định;

- Trường hợp độc giả sử dụng bản sao không chứng thực, sau khi có biên lai thu phí bản sao.

- Trả hồ sơ, tài liệu và hướng dẫn độc giả đến nơi thu phí để nộp phí theo quy định.

Viên chức tiếp nhận/ Viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu

5 phút

B9

Thu phí, đóng dấu Trung tâm và Trả kết quả

- Căn cứ vào các phiếu đăng ký để thu phí;

- Thủ quỹ thực hiện thu phí theo quy định;

- Độc giả nộp phí tại nơi quy định.

- Thực hiện việc thu phí theo quy định tại Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ

- Đóng dấu Trung tâm vào hồ sơ, tài liệu cấp bản sao và chứng thực tài liệu.

- Thực hiện việc trả kết quả theo phiếu hẹn cho độc giả tại nơi quy định

Văn thư/ Thủ quỹ, Tổng hợp/ Viên chức tiếp nhận

5 phút

B10

Tổng hợp, thống kê nộp phí, lệ phí theo quy định

- Thủ quỹ tổng hợp kinh phí sử dụng tài liệu thông báo cho kế toán;

- Kế toán kiểm tra làm thủ tục nộp phí, lệ phí trình Lãnh đạo Trung tâm phê duyệt và thực hiện nộp phí theo quy định

- Viên chức Kế toán, - Viên chức Văn thư, Thủ quỹ, Tổng hợp

30 phút

B11

Báo cáo, thống kê và lưu hồ sơ công việc theo quy định

Viên chức tiếp nhận

30 phút

Sổ đăng ký thông tin và sổ cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ

Cách thức thực hiện

- Cách 1:  Nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Trung tâm Lưu trữ lịch sử, Chi cục Văn thư - Lưu trữ

- Cách 2:  Qua hệ thống bưu chính:

- Cách 3:  Nộp hồ sơ trực tuyến tại Cổng dịch vụ công trực tuyến thành phố Hà Nội (dichvucong.hanoi.gov.vn).
Thành phần số lượng hồ sơ

a) Thành phần hồ sơ đối với cấp bản sao:

- Phiếu yêu cầu sao tài liệu;

- Bản lưu bản sao tài liệu.

b) Thành phần hồ sơ đối với cấp bản chứng thực tài liệu

- Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu;

- Bản lưu bản chứng thực tài liệu.

 

Thời hạn giải quyết Thời hạn giải quyết 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ
Đối tượng thực hiện Công chức, viên chức làm việc tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính; Phòng/Ban Trung tâm Lưu trữ lịch sử, Chi cục Văn thư - Lưu trữ và các cá nhân, tổ chức liên quan.
Cơ quan thực hiện Cấp Thành phố giải quyết
Kết quả thực hiện thủ tục hành chính Tài liệu
Lệ phí
Phí Thu phí theo quy định tại Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ
Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai
Yêu cầu, điều kiện thực hiện
Cơ sở pháp lý

1. Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 của Quốc hội;

2. Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ về Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

3. Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử;

4. Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ;

5. Quyết định số 744/QĐ-BNV ngày 11/8/2015 của Bộ Nội vụ về công bố thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Nội vụ.