văn thư - lưu trữ
Ngày 27/12/2016, UBND Thành phố ban hành Kế hoạch số 235/KH-UBND về công tác văn thư, lưu trữ năm 2017
Thực hiện Kế hoạch số 235/KH-UBND ngày 27/12/2016 của UBND thành phố Hà Nội về công tác văn thư, lưu trữ năm 2017; Kế hoạch số 148/KH-SNV ngày 23/01/2017 của Sở Nội vụ thành phố Hà Nội về kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2017; Sở Nội vụ thành phố Hà Nội xây dựng Kế hoạch kiểm tra chéo hoạt động công tác văn thư, lưu trữ giữa các UBND xã, phường, thị trấn thuộc UBND quận, huyện, thị xã trên địa bàn thành phố Hà Nội năm 2017 như sau:
I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU
1. Mục đích
- Nhằm từng bước đưa công tác quản lý nhà nước và hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở các xã, phường, thị trấn trên địa bàn quận, huyện, thị xã thuộc thành phố Hà Nội đi vào nề nếp và theo quy định của pháp luật;
- Tạo động lực mạnh mẽ, phát huy tinh thần chủ động, tích cực, đổi mới, sáng tạo của toàn thể cán bộ, công chức trong các xã, phường, thị trấn trên địa bàn thành phố Hà Nội thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ và thi đua hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ trọng tâm công tác văn thư, lưu trữ năm 2017 để đáp ứng yêu cầu công tác lãnh đạo, điều hành, bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ ở xã, phường, thị trấn. Nâng cao tinh thần trách nhiệm của người đứng đầu chính quyền xã, phường, thị trấn đối với công tác văn thư, lưu trữ; quản lý tài liệu lưu trữ;
- Tăng cường sự hợp tác, trao đổi, học tập, chia sẻ kinh nghiệm giữa các tập thể, cá nhân trong các xã, phường, thị trấn. Đánh giá, bình xét xếp loại thi đua giữa các đơn vị đảm bảo khách quan, công bằng, đoàn kết.
2. Yêu cầu
UBND các quận, huyện, thị xã (sau đây gọi chung là UBND cấp huyện) chỉ đạo UBND các xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là UBND cấp xã) trên địa bàn Thành phố thực hiện nghiêm túc hoạt động kiểm tra chéo; các cụm thi đua của cấp huyện tổ chức kiểm tra, đánh giá bình xét đề nghị khen thưởng đối với các tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ.
Hoạt động kiểm tra chéo phải đảm bảo thiết thực, không ảnh hưởng đến việc giải quyết công việc của đơn vị được kiểm tra.
II. NỘI DUNG KIỂM TRA
1. Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ (Luật, Nghị định, Thông tư, hướng dẫn của Bộ, ngành Trung ương, các văn bản của Thành phố về công tác văn thư, lưu trữ).
2. Công tác rà soát xây dựng và ban hành văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ.
3. Hoạt động nghiệp vụ văn thư (từ năm 2015 đến hết tháng 8/2017)
a) Công tác soạn thảo và ban hành văn bản;
b) Công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi;
c) Công tác lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
d) Công tác quản lý và sử dụng con dấu;
4. Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ (từ năm 2015 đến hết tháng 8/2017).
a) Công tác thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu và hủy tài liệu hết giá trị;
b) Công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu (bố trí kho tàng, trang thiết bị…);
c) Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ;
d) Công tác sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm.
5. Công tác tổ chức và cán bộ văn thư, lưu trữ.
6. Ứng dụng khoa học công nghệ và công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ.
7. Thực hiện chế độ thông tin báo cáo, thống kê công tác văn thư, công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ năm 2015, năm 2016 và 8 tháng đầu năm 2017 (theo biểu số 01/CS và 02/CS ban hành kèm theo Công văn số 2211/SNV-CCVTLT ngày 12/9/2016 về việc thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ hàng năm; báo cáo công tác sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm từ năm 2015 đến hết tháng 8 năm 2017 (theo hướng dẫn tại Công văn số 1548/SNV-CCVTLT ngày 17/ 7/2015 của Sở Nội vụ thành phố Hà Nội về việc Hướng dẫn điều tra, thống kê và lập Danh mục tài liệu lưu trữ quý, hiếm trên địa bàn thành phố Hà Nội).
III. ĐỐI TƯỢNG, THỜI GIAN, QUY TRÌNH KIỂM TRA
- Đối tượng kiểm tra
a) Tập thể: UBND cấp xã trên địa bàn thành phố Hà Nội.
b) Cá nhân: cán bộ, công chức cấp xã.
2. Thời gian tổ chức hoạt động kiểm tra
Hoạt động kiểm tra chéo về công tác văn thư, lưu trữ giữa các UBND xã, phường, thị trấn được tổ chức thực hiện thống nhất trên phạm vi toàn Thành phố trong tháng 9 và tháng 10 năm 2017.
3. Quy trình kiểm tra, đánh giá, bình xét thi đua
Thực hiện kiểm tra chéo giữa các UBND cấp xã theo mô hình cụm thi đua do UBND cấp huyện thành lập.
Cụm trưởng chịu trách nhiệm trước UBND cấp huyện trong việc tổ chức duy trì hoạt động kiểm tra chéo, đánh giá, bình xét thi đua đảm bảo khách quan, đoàn kết; báo cáo kết quả về UBND cấp huyện (qua Phòng Nội vụ) việc tổ chức thực hiện;
a) Đơn vị Cụm trưởng chủ động xây dựng Lịch kiểm tra các đơn vị trong cụm theo Kế hoạch của UBND cấp huyện (nên kiểm tra các đơn vị thành viên trước và kết thúc tại đơn vị làm Cụm trưởng) gửi cho các đơn vị thành viên và báo cáo UBND cấp huyện (thông qua Phòng Nội vụ) để theo dõi, chỉ đạo;
b) UBND cấp xã xây dựng báo cáo, tự chấm điểm của đơn vị và gửi Cụm trưởng và các đơn vị trong cụm trước 03 ngày được kiểm tra;
c) Chương trình làm việc của Đoàn kiểm tra:
- Đơn vị được kiểm tra: tại Hội nghị đơn vị báo cáo kết quả hoạt động về công tác văn thư, lưu trữ; báo cáo, thống kê công tác văn thư, công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ năm 2015, năm 2016 và 8 tháng đầu năm 2017 theo biểu 01/CS, 02/CS;
Báo cáo công tác sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm từ năm 2015 đến hết tháng 8 năm 2017;
Báo cáo kết quả tự đánh giá chấm điểm các nội dung và xếp loại (theo Phụ lục số 01, số 02 kèm theo Kế hoạch này).
- Đoàn tiến hành kiểm tra thực tế hoạt động văn thư, lưu trữ; quản lý tài liệu lưu trữ tại các bộ phận, cán bộ, công chức, kho lưu trữ…;
- Các thành viên Đoàn kiểm tra tham gia ý kiến; ý kiến của các đại biểu tham dự (nếu có);
- Ý kiến tham gia của Đoàn giám sát (nếu có);
- Trưởng Đoàn kết luận, ghi biên bản;
- Thư ký Đoàn thông qua biên bản kiểm tra;
- Đánh giá chấm điểm thi đua:
+ Đơn vị được kiểm tra tự chấm điểm cho mỗi chỉ tiêu (theo Phụ lục số 01);
+ Đoàn kiểm tra chấm điểm cho từng chỉ tiêu của đơn vị được kiểm tra;
+ Các đơn vị trong cụm thống nhất (biểu quyết thống nhất số điểm).
d) Đánh giá, xếp loại thi đua
- Tổng điểm tối đa của 7 nội dung: 100 điểm (Phụ lục số 01 kèm theo) như sau:
+ Nội dung 1. Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ: điểm tối đa 05 điểm;
+ Nội dung 2. Ban hành văn bản quản lý văn thư, lưu trữ: điểm tối đa 15 điểm;
+ Nội dung 3. Công tác văn thư: điểm tối đa 25 điểm;
+ Nội dung 4. Công tác lưu trữ: điểm tối đa 30 điểm;
+ Nội dung 5. Công tác bố trí công chức: điểm tối đa 10 điểm;
+ Nội dung 6. Ứng dụng khoa học công nghệ và công nghệ thông tin: điểm tối đa 10 điểm;
+ Nội dung 7. Thực hiện chế độ thông tin báo cáo, thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ: điểm tối đa 05 điểm.
- Xếp loại thi đua:
+ Loại A: đạt từ 85 điểm trở lên và thực hiện 7/7 nội dung, các nội dung đều đạt 50% cơ số điểm tối đa; trong đó nội dung 2 và 5 phải đạt trên 70% cơ số điểm tối đa; nội dung 3 và 4 phải đạt từ 80% cơ số điểm tối đa trở lên;
+ Loại B: đạt từ 70 đến dưới 85 điểm và thực hiện 7/7 nội dung, các nội dung đều đạt 50% cơ số điểm tối đa, trong đó nội dung 2, 3, 4 và 5 phải đạt trên 65% cơ số điểm tối đa;
+ Loại C: đạt từ 50 đến dưới 70 điểm và thực hiện được 5/7 nội dung, trong đó nội dung 3 và 4 phải đạt trên 50% cơ số điểm tối đa;
+ Loại D: đạt dưới 50 điểm, chỉ thực hiện 3/7 nội dung hoặc tuy có tổng số trên 50 điểm nhưng nội dung 3 và 4 không đạt 50% cơ số điểm tối đa hoặc không đạt các điều kiện đủ để xếp loại cao hơn.
đ) Tổ chức bình xét thi đua, đề nghị hình thức khen thưởng
- Sau khi kết thúc việc kiểm tra các đơn vị trong cụm, Cụm trưởng tiến hành bình xét thi đua, đề nghị UBND cấp huyện xét biểu dương, khen thưởng tập thể xuất sắc (trong số những đơn vị đạt loại A), cá nhân hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ; xét, đề nghị UBND Thành phố khen thưởng cho tập thể có thành tích xuất sắc nhất.
- Hình thức, thẩm quyền khen, thưởng:
+ Chủ tịch UBND cấp huyện: Khen, thưởng cho các tập thể, cá nhân theo thẩm quyền;
+ Chủ tịch UBND Thành phố: Tặng Bằng khen cho các tập thể có thành tích xuất sắc ( số lượng 01 UBND xã (phường, thị trấn)/quận, huyện, thị xã).
- Quy trình bình xét thi đua, hình thức khen thưởng:
Việc bình xét thi đua, khen thưởng được thực hiện từ các Cụm hoạt động kiểm tra chéo:
+ Cụm trưởng tổ chức họp đánh giá, xếp loại thi đua, đề xuất khen thưởng đối với các tập thể, cá nhân thống nhất bằng biểu quyết hoặc bỏ phiếu kín đối với từng hình thức khen thưởng; thông qua biên bản họp Cụm.
* Số lượng đề nghị khen thưởng với tập thể và cá nhân:
Căn cứ vào tiêu chuẩn đánh giá xếp loại, mỗi Cụm thi đề xuất UBND quận, huyện khen, thưởng tập thể, cá nhân có thành tích suất xắc nhất theo chỉ tiêu do UBND quận, huyện quy định theo thẩm quyền;
Mỗi Cụm chỉ được đề xuất 01 đơn vị xuất sắc, tiêu biểu để UBND quận, huyện bình xét ra 01 tập thể xuất sắc tiêu biểu nhất đề nghị UBND Thành phố tặng Bằng khen;
Cụm trưởng Báo cáo kết quả thực hiện và đề nghị khen thưởng gửi về Phòng Nội vụ trong tháng 10/2017 để tổng hợp, báo cáo UBND cấp huyện xem xét, quyết định theo thẩm quyền (kèm theo bảng chấm điểm Phụ lục số 02);
+ Phòng Nội vụ:
* Tổng hợp báo cáo UBND cấp huyện kết quả hoạt động kiểm tra của các Cụm; tham mưu UBND cấp huyện biểu dương, khen thưởng cho các tập thể, cá nhân theo thẩm quyền;
+ UBND cấp huyện tổ chức xét duyệt đề nghị UBND Thành phố tặng Bằng khen cho tập thể xuất sắc nhất ( mỗi UBND cấp huyện đề nghị khen 01 tập thể UBND cấp xã tiêu biểu nhất);
+ Sở Nội vụ: Đề nghị Chủ tịch UBND Thành phố tặng Bằng khen cho các tập thể xuất sắc tiêu biểu.
+ Hồ sơ đề nghị khen thưởng:
Công văn đề nghị của UBND cấp huyện (đối với cấp Thành phố khen);
Biên bản họp của Thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng UBND cấp huyện;
Công văn đề nghị của đơn vị Cụm trưởng;
Biên bản họp của Cụm (kèm bảng chấm điểm của Cụm);
Báo cáo thành tích của đơn vị, cá nhân.
IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Chi cục Văn thư - Lưu trữ
a) Chi cục Văn thư - Lưu trữ là cơ quan thường trực giúp Giám đốc Sở Nội vụ hướng dẫn, đôn đốc UBND cấp huyện thực hiện hoạt động kiểm tra chéo; tổ chức Hội nghị triển khai Kế hoạch kiểm tra chéo và tổ chức làm điểm kiểm tra cheo công tác văn thư, lưu trữ.
b) Phối hợp với Phòng Nội vụ, Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện thực hiện hướng dẫn, kiểm tra hoạt động kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ của các cụm hoạt động kiểm tra chéo giữa các UBND cấp xã;
c) Tổng hợp báo cáo đề nghị Sở Nội vụ, đề nghị UBND Thành phố khen thưởng cho các tập thể có thành tích xuất sắc tiêu biểu.
2. Văn phòng Sở Nội vụ
Phối hợp với Chi cục Văn thư - Lưu trữ hướng dẫn chuẩn bị kinh phí triển khai hoạt động kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ;
3. Ban Thi đua - Khen thưởng
Phối hợp với Chi cục Văn thư - Lưu trữ trong quá trình kiểm tra hoạt động văn thư, lưu trữ của các đơn vị và tổng hợp đề nghị UBND Thành phố khen thưởng cho các tập thể theo quy định.
4. UBND cấp huyện
a) Giao phòng Nội vụ là cơ quan thường trực giúp UBND cấp huyện tham mưu thực hiện hoạt động kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ giữa các UBND cấp xã trên địa bàn;
b) Xây dựng kế hoạch triển khai, tổ chức thực hiện hoạt động kiểm tra chéo về công tác văn thư, lưu trữ giữa các UBND cấp xã thuộc UBND cấp huyện và gửi về Sở Nội vụ (qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ) trước ngày 20/8/2017 để phối hợp thực hiện;
c) Thành lập Đoàn giám sát hoạt động kiểm tra của các Cụm thi đua hoạt động kiểm tra chéo giữa các UBND cấp xã về công tác văn thư, lưu trữ.
d) Thành lập Cụm thi đua hoạt động kiểm tra chéo và Đoàn kiểm tra theo từng Cụm:
- Căn cứ số lượng UBND cấp xã để thành lập các Cụm thi đua kiểm tra chéo về công tác văn thư, lưu trữ giữa các UBND xã (mỗi Cụm có từ 3 hoặc 4 UBND xã); các đơn vị tham gia đầy đủ, thời gian làm việc của Cụm chỉ từ 1-2 ngày; chỉ định 01 đơn vị làm Cụm trưởng và Chủ tịch UBND xã Cụm trưởng là trưởng Đoàn.
Các thành viên gồm:
- Mỗi đơn vị cử 02 đại diện gồm: Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch và 01 công chức Văn phòng - Thống kê;
- Thư ký đoàn là Công chức Văn phòng - Thống kê của đơn vị Cụm trưởng.
đ) UBND cấp huyện báo cáo kết quả hoạt động kiểm tra chéo giữa các UBND cấp xã và hồ sơ đề nghị khen thưởng tập thể và cá nhân về Sở Nội vụ (qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ) trước ngày 05/11/2017 để tổng hợp báo cáo theo quy định.
6. UBND cấp xã, Cụm thi đua hoạt động kiểm tra chéo
a) UBND cấp xã
- Chuẩn bị tài liệu (các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ đơn vị đã xây dựng và ban hành; các báo cáo, phụ lục); nội dung: Báo cáo đánh giá hoạt động công tác văn thư, lưu trữ theo 07 nội dung nêu tại mục III (ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân, giải pháp, đề xuất kiến nghị); tự chấm điểm, xếp loại theo Phụ lục số 01, 02; Báo cáo thống kê công tác văn thư, công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ năm 2015, 2016 và 8 tháng đầu năm 2017 theo biểu 01/CS, 02/CS tại Công văn số 2211/SNV-CCVTLT ngày 12/9/2016 của Sở Nội vụ về việc thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ hàng năm; Báo cáo công tác sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm;
- Cử Chủ tịch (Phó Chủ tịch) UBND, công chức Văn phòng - Thống kê UBND cấp xã tham gia Đoàn kiểm tra của cụm;
- Tổ chức, bố trí cán bộ, công chức làm việc theo yêu cầu của Đoàn kiểm tra.
b) Cụm thi đua hoạt động kiểm tra chéo
Đơn vị Cụm trưởng có trách nhiệm tổ chức hoạt động kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ giữa các UBND cấp xã trong Cụm, hoàn thành trong tháng 10/2017 theo chỉ đạo của UBND cấp huyện; Đơn vị Cụm trưởng được sử dụng con dấu của đơn vị mình trong quá trình hoạt động kiểm tra và tự giải thể sau khi hoàn thành nhiệm vụ;
Báo cáo kết quả hoạt động (kèm theo Biên bản kiểm tra, bình xét thi đua) về UBND cấp huyện (qua Phòng Nội vụ) để tổng hợp báo cáo.
Trong quá trình thực hiện có phát sinh vướng mắc, các cơ quan, đơn vị phản ảnh về Chi cục Văn thư - Lưu trữ để tổng hợp, báo cáo Sở Nội vụ xem xét, giải quyết./.
